Wie können Handwerksbetriebe von unterwegs auf ihre Bürosoftware zugreifen?

Handwerksbetriebe können über einen gehosteten Windows-Terminalserver von unterwegs auf ihre zentral installierte Bürosoftware zugreifen. Mitarbeiter verbinden sich beispielsweise vom Laptop auf der Baustelle oder aus dem Homeoffice mit dem Server. Programme und Unternehmensdaten bleiben zentral gespeichert. Voraussetzung sind eine ausreichend stabile Internetverbindung, passende Zugriffsrechte und eine für den Terminalserver geeignete Software.

Wie funktioniert der mobile Zugriff auf die Bürosoftware?

In vielen Handwerksbetrieben werden Angebote, Rechnungen, Kundenaufträge und Projektunterlagen mit Windows-Anwendungen verwaltet. Sind diese Programme ausschließlich auf einem Büro-PC installiert, ist der Zugriff außerhalb des Unternehmens häufig umständlich.

Ein Terminalserver ermöglicht eine zentrale Bereitstellung der Anwendungen. Berechtigte Mitarbeiter melden sich über eine verschlüsselte Remote-Verbindung an und arbeiten mit den Programmen, ohne sie auf jedem Endgerät installieren zu müssen.

Das bietet mehrere praktische Vorteile:

• Zentrale Datenhaltung: Aufträge und Dokumente werden in einer gemeinsamen Umgebung verwaltet.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Büro, Baustelle und Homeoffice können dieselben Anwendungen nutzen.
• Einfachere Administration: Installationen und Updates lassen sich zentral durchführen.
• Kontrollierte Zugriffe: Benutzerberechtigungen können individuell eingerichtet werden.

Allerdings muss die eingesetzte Handwerkersoftware den Betrieb auf einem Terminalserver unterstützen. Auch Drucker, Scanner, Lizenzmodelle und die Qualität der Internetverbindung sollten vorab geprüft werden. Ohne funktionierende Verbindung ist der Zugriff auf die zentralen Anwendungen eingeschränkt.

Praxisbeispiel: Ein Elektroinstallationsbetrieb mit mehreren Baustellen

Ein fiktiver Elektroinstallationsbetrieb beschäftigt zwölf Mitarbeiter. Während das Büroteam Angebote und Rechnungen erstellt, benötigen die Projektleiter auf verschiedenen Baustellen Zugriff auf Kundenaufträge und Materiallisten.

Mit einem zentralen Terminalserver können berechtigte Mitarbeiter dieselbe Bürosoftware verwenden. Änderungen an Aufträgen stehen anderen Benutzern in der zentralen Anwendung zur Verfügung, sofern die Software dies unterstützt.

Dadurch entfällt der regelmäßige Austausch unterschiedlicher Dateiversionen per E-Mail.

Digitales Cloud Büro von united hoster

Das Digitale Cloud Büro von united hoster stellt einen gehosteten Windows-Terminalserver in einem deutschen Rechenzentrum bereit. Über Parallels RAS können Mitarbeiter verschlüsselt auf ihren Windows-Arbeitsplatz oder freigegebene Anwendungen zugreifen, auch über einen Browser.

Zentrale Datenhaltung, Backup-Funktionen und persönlicher Support unterstützen den Betrieb. Die Eignung der vorhandenen Handwerkersoftware sollte vor der Einführung geklärt werden.

Weitere Informationen zum Digitalen Cloud Büro von united hoster