Ein gehosteter Terminalserver kann für Steuerkanzleien geeignet sein, wenn mehrere Mitarbeitende auf zentral installierte Windows-Anwendungen und gemeinsame Mandantendaten zugreifen sollen. Die Programme laufen auf einem Server im Rechenzentrum; die Arbeitsplätze greifen über eine geschützte Verbindung darauf zu. Entscheidend sind die Freigabe der eingesetzten Kanzleisoftware, ein tragfähiges Datenschutzkonzept und eine ausreichend stabile Internetverbindung.
Welche Vorteile und Voraussetzungen sind wichtig?
Ein Terminalserver stellt Anwendungen und Daten an einem zentralen Ort bereit. Mitarbeitende können im Büro, im Homeoffice oder an einem weiteren Standort mit einer einheitlichen Arbeitsumgebung arbeiten. Updates und Benutzerberechtigungen lassen sich zentral organisieren, statt jede Anwendung auf mehreren PCs einzeln zu pflegen.
Für Steuerkanzleien sind jedoch besondere Prüfungen nötig: Unterstützt der Hersteller der Kanzleisoftware den Betrieb auf Windows-Remote-Desktop-Servern? Funktionieren Schnittstellen zu Dokumentenmanagement, Belegimport, Signaturverfahren sowie lokalen Druckern und Scannern? Auch die benötigten Lizenzen müssen geklärt werden. Eine Freigabe für eine bestimmte Fachanwendung lässt sich nicht allein aus der Terminalserver-Technik ableiten.
Mandantenbezogene Daten erfordern geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören rollenbasierte Zugriffe, Mehrfaktor-Authentifizierung, geregelte Datensicherungen und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, soweit erforderlich. Ein Serverstandort in Deutschland ersetzt diese Prüfungen nicht. Bei einer Internetausfallzeit kann der Zugriff auf die zentralen Anwendungen eingeschränkt sein.
Praxisbeispiel: Kanzlei mit zwei Standorten
Eine hypothetische Steuerkanzlei mit zwölf Beschäftigten arbeitet an zwei Standorten und teilweise im Homeoffice. Statt dieselbe Windows-Anwendung auf zahlreichen Arbeitsplatzrechnern zu installieren, prüft die IT den zentralen Betrieb auf einem Terminalserver.
Vor der Umstellung testet die Kanzlei mit dem Softwareanbieter den Mehrbenutzerbetrieb, Druckprozesse, Dokumentenscanner und den Zugriff auf Mandantenakten. Erst nach erfolgreichem Test werden die Arbeitsplätze schrittweise umgestellt.
Wie unterstützt das Digitale Cloud Büro von united hoster?
Das Digitale Cloud Büro von united hoster stellt einen gehosteten Windows-Terminalserver in einem deutschen Rechenzentrum bereit. Der Zugriff erfolgt unter anderem über Parallels RAS; Anwendungen und Daten können zentral bereitgestellt werden. Persönlicher Support unterstützt beim Betrieb. Ob konkrete Steuerprogramme, Peripheriegeräte und Lizenzmodelle geeignet sind, muss vor der Einführung individuell geprüft werden.
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