Gesetzliche Email-Archivierungspflicht

Seit dem 01.01.2017 ist es nun endgültig soweit. Es gelten die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) ohne Wenn und Aber. Alle anderen Vorschriften des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sind seit diesem Stichtag hinfällig. Davon betroffen ist auch das Thema rechtssichere E-Mail Archivierung.

Grundsätzliches zur E-Mail Archivierung

E-Mails, die der Archivierungspflicht unterliegen, müssen wie alle elektronisch erzeugten Dokumente inklusive ihrer Datenanhänge jederzeit verfügbar, vollständig, manipulationsgeschützt und maschinell auswertbar vorliegen. Nach den Anforderungen der GoBD reicht es nicht, sie nur auszudrucken und in Papierform abzulegen. Geschieht die E-Mail Archivierung verschlüsselt, muss gewährleistet sein, dass ein Steuerprüfer jederzeit einen unverschlüsselten Zugriff erhält und die Mails per Volltextsuche prüfen sowie maschinell auswerten kann.

Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die GoBD lösen die bisher gültigen GoBS sowie die GDPdU ab.
Quelle: http://www.bundesfinanzministerium.de

Spätestens ab dem 01.01.2017 muss ein Unternehmen die Vorgaben der GoBD erfüllen. Sonst drohen hohe Kosten durch Strafmaß und angeordnete Umsetzungsmaßnahmen. Da es nicht immer einfach zu beurteilen ist, ob eine E-Mail steuerrelevante Daten enthält, archiviert man in der Regel alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vollständig.

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